采購是企業(yè)降本增效的重要一環(huán)，但中小企業(yè)在實際經營過程中很難對其進行高效管理。我接觸了很多中小企業(yè)的老板，他們對采購管理的認知依舊在防止采購員吃回扣上，包括在制度的制定上側重于對采購員的限制。當然防止采購員舞弊是采購管理的要點之一，但并不是唯一的，依然有很多其他方面需要管理層來管控。接下來我將從制度建設、組織建設、流程設計、采購控制、采購支持幾個方面來給各位老板做介紹，希望對各位老板日后開展管理工作有所幫助。

采購制度建設

首先公司的采購管理必須先從戰(zhàn)略層面出發(fā)，即公司的管理層必須是采購管理的第一負責機構。管理層應當擬定適合自己公司的采購管理制度，結合業(yè)務特點明確公司采購業(yè)務開展的基本原則和基本準則。一般來說，采購的基本原則有適時、適量、適質、適價、適地，采購的基本準則有廉潔從業(yè)、謹慎嚴謹、量入為出、妥善溝通。制度建設的重中之重就是對基本原則和基本準則的落實。

基本原則：

• 適時：工業(yè)企業(yè)安排好的生產計劃必須得到順利實施，若原材料不能如期到達，生產線有停工待料的風險；若原材料提前太久購入，又會造成庫存積壓太多，占用大量企業(yè)資金，造成經營現金流緊張。采購部和供應商約定交貨時間時，必須要綜合考慮生產部的生產計劃安排，約定適合的時間交貨。在簽訂合同后也要及時跟進，督促供應商按時交貨。
• 適量：采購部要預估企業(yè)的原材料需求、物料損耗、倉儲成本、運輸成本來制定采購計劃，以此決定是采用一次采購還是分批采購。一次采購雖然能獲得價格折扣，但要考慮到大量物資帶來的倉儲成本上升，也有可能積壓企業(yè)資金；數量太少又可能影響流水線生產效率，不能滿足生產需求。所以采購部要督促供應商按約定足量交貨。
• 適質：采購部要推動長期合作的供應商不斷地去完善其品質管理體系，來提供質量更加穩(wěn)定的物料。采購部要以適當低的價格取得品質優(yōu)良的物資供生產部使用，減少不良品率。當然，條件允許的企業(yè)可設立質檢部對采購部采購的物資進行抽檢，相互制約。
• 適價：在滿足生產時效、需求數量、物料質量的前提之下，采購部必須考慮最合理的價格。采購活動最終產生的成本效益是由價格來體現的，采購價格也是財務管理的重要組成部分之一。采購部應當綜合考慮國際國內市場供求關系、物資的種類及可替代性、是否需要長期供給等多方面因素，通過多渠道的報價、比價、議價、定價來尋求對企業(yè)最有利的價格。條件允許的企業(yè)也可參照政府采購制度舉行招投標工作，以選擇最優(yōu)價格。
• 適地：采購部在選擇供應商時，應當優(yōu)先選擇近距離的供應商進行洽談，近距離供貨可以使得買賣雙方溝通更加便捷，可以及時了解供應商的生產狀態(tài)和信譽情況，有利于更為準確地評估供應商資質。許多企業(yè)在建廠時就會選擇產業(yè)集聚區(qū)，國內有許多地方政府會設立產業(yè)園區(qū)，企業(yè)在產業(yè)園區(qū)內可以尋找所需的各類供應商，節(jié)省溝通成本和物流成本，有利于企業(yè)的長期發(fā)展。

基本準則：

• 廉潔從業(yè)：采購人員需要遵從職業(yè)道德，不能隨意拿供應商回扣。實務中有許多采購人員經不起誘惑，最終造成企業(yè)因使用不合格的原材料造成質量事故。這邊要和采購人員提個醒，因采購受賄，提供質量不符合要求的原材料或物料造成企業(yè)重大損失的是要承擔相應的法律責任的。所以采購人員廉潔從業(yè)即是企業(yè)的管理要求，也是避免職業(yè)風險的重要保證。
• 謹慎嚴謹：在大家的印象里，財務人員是企業(yè)里最嚴謹的工作人員。其實，采購部也需要發(fā)揚謹慎嚴謹的精神。采購部在擬定采購合同時，務必要按照生產部的生產需求，核定原材料或物料的數量、交貨時間、型號要求等，若因為疏忽大意購買了不符合要求的物資，很有可能造成企業(yè)不必要的損失，這是可以避免的，我想并不是每個家庭都有“一個小目標”的存款吧。
• 量入為出：采購部要遵從企業(yè)生產預算的要求，制定年度的采購計劃。雖然市場有很多的不可控因素，但是在采買過程中一定要綜合考慮，不能過多超出既定采購計劃的總金額，需要量入為出。企業(yè)是以盈利為目的的，采購部需要理解財務預算編制的本意，在不影響生產質量的前提下為企業(yè)降本增效。
• 妥善溝通：采購部的工作需要對內要與生產部、財務部等部門溝通，對外要與各個供應商溝通，采購人員在日常工作中要注意溝通技巧，提高溝通效率，優(yōu)先保證生產工作順利開展。

企業(yè)在進行制度建設時就要圍繞基本原則和基本準則根據自身的實際情況制定細則約束采購部及采購人員的行為，并給他們的工作提供便于執(zhí)行的準繩，以此來降低企業(yè)的采購風險。

組織架構建設

有了采購制度之后，就要進行組織架構的建設。采購部的人員配備一般為采購經理、采購主管和采購員。小微企業(yè)也可不設采購經理和采購主管，直接由總經理管理采購人員。大中型企業(yè)可以按照生產要求在采購部內部分出A原料采購組、B原料采購組、辦公用品采購組、機物料采購組等小組，任命小組長或采購主管進行管理，總的由采購經理進行管控?？偠灾髽I(yè)應當按照自己生產的實際情況和要求，組建適合自己的采購組織架構。

采購流程設計

企業(yè)制定了采購制度、有了組織架構之后，自然而然地就需要設計采購流程。任何企業(yè)光有制度和組織是很難講任務進行分解和管控的，企業(yè)必須有設計自己的流程動線，以保證業(yè)務可以有保障的實施。采購流程始于生產預算，終于績效考核，如下圖所示：

采購流程圖

其中，企業(yè)可根據自身的實際情況設定采購主管、采購經理、財務主管、財務經理的審批權限，也可根據企業(yè)部門的實際設置情況增加或減少采購流程。

采購控制

采購的控制，主要是對采購預算的事中控制。主要涉及的部門有采購部、生產部、財務部。采購部在采買過程中要遵循年初根據生產預算編制的采購預算執(zhí)行，若碰到需要臨時采買的，要由生產部牽頭走臨時采買申請，金額巨大的還必須由企業(yè)主要管理者批準才可以采買。生產部是物資的實際使用部門，熟知生產工藝，應當向采購部提供各類物資的生產損耗率，協(xié)助采購部進行數量測算，避免溝通不暢造成的物資供應不足，影響生產計劃和交貨時間。財務部需要核對采購部提交的采購申請金額是否與采購預算一致，若偏離度超過了合理范圍，明顯高于或明顯低于歷年的經驗數值，則必須詢問金額偏離的原因，也可與采購部和生產部的領導進行溝通，若是市場原因的可標注清楚報總經理審批；若非市場原因，也應督促兩個部門查明原因，避免企業(yè)潛在風險。

采購支持

采購是企業(yè)生產經營的重要一環(huán)，除了對采購的監(jiān)督和控制之外，企業(yè)還需要對采購活動提供必要的支持。主要包括采購人員差旅費報銷、必要的中介費報銷和降本獎勵。這里的中介費指的是質量檢測機構的檢測費用，采購人員收到供應商提供的樣品后企業(yè)很可能不具備相應的檢測設備和檢測條件，必需要借助其他質量檢測機構的協(xié)助，這部分費用是必須的，是不可避免的，應當給予支持。質量事關企業(yè)信用馬虎不得，對于合理費用企業(yè)應積極提供支持，維護員工的主觀能動性。降本獎勵是對采購活動的褒獎，是對員工工作的認可，企業(yè)可以按年度設立降本增效類的獎金，對工作高效負責、表現突出的員工進行褒獎，在企業(yè)建立一個良好的工作氛圍，激勵員工再接再厲。

以上是我對采購管理工作的些許認識，希望能給各位老板帶來啟發(fā)。

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